Choses dont il faut discuter

Lors des prochaines rencontres de la confrérie, le conseil devra prendre de nombreuses décisions de première importance. Je propose ici une liste de points qu’il faudrait couvrir prochainement. Commencez à penser à tout cela. Les sujets à discuter sont écrits en gras et sont parfois associés à une proposition venant de ce que je pense personnellement et de ce que j’ai entendu.

Quels sont ses buts :
Redéfinir le combat à thématique médiéval avec armes de mousse (ce qui n’est pas nécessairement du Jeu de Rôle. On veut du combat. Éventuellement du RRTS) dans le cadre d’une confrérie. Expérience sociale intéressante et enrichissante.
Ce qui inclut :
-Du combat sécuritaire
-Développement du cadre institutionnel de l’activité
-La promotion et partage de certaines valeurs.

Déroulement d’une séance :
4h consécutives
13h : Réchauffement/physique (optionnel) + fraternisation
14h : Ouverture officielle + entraînement et combat
15h : suite de l’entraînement. GN
16h : fraternisation + philo (conférence et conseil)
17h : Fin

Code de loi :
Il faut établir un recueil de règles régissant notre fonctionnement.

Instaurer les archives de la confrérie :
Livre des minutes et Registre des présences. Déterminer leur contenu respectif. Le registre ne contiendrait que le nom du membre présent à une date donnée. Le livre des minutes serait un résumé des fait marquant d’une rencontre. Ce dernier devra être transféré sur le forum, à l’usage des absents.

Charte constitutionnelle à établir :
Il faudrait établir une charte définissant ce qu’est la confrérie, quels sont ses objectifs et dans quel esprit elle chercher à les atteindre.

Établir procédures et rituels :
Quelles sont les procédures nécessaires au bon fonctionnement des rencontres. Y a-t-il des rituels à la symbolique particulière que nous voudrions instaurés? Voulons-nous conserver le salut au drapeau dans la forme qu’il a actuellement. Voulons-nous qu’il y ait une ouverture officielle aux prises de décisions par le conseil (assemblée décisionnelle plutôt que consultative)?

Établir une charte de progression en grade :
Ce point va probablement se développer au fur et à mesure. Cependant, il faudrait peut-être penser son fonctionnement futur. Je pense qu’à la base, ce sont les officiers qui vont établir les prés requis pour les grades et décrire la progression des membres. Cependant, ces programmes devront être présentés devant le conseil pour validation.

Recrutements et Hiérarchie :
Il existe 3 rangs sociaux :
• Membres : –Ils Peuvent inviter 1 personne à la fois. Ils Peuvent parrainer une personne à la fois. Ils forment le conseil. Majeur socialement. Tous les membres ont une voix au conseil. Ils doivent être présents en personne pour exercer ce droit. Sont assermentés? Comprends tous les grades, de levé d’arme en montant.
• Aspirants d’armes :– S’entraîne dans le but de devenir majeur socialement. Doit être parrainé par un membre. Doit posséder l’équipement obligatoire. Pas le droit d’inviter d’invité.
• Invités : – visiteur/participants sous la responsabilité d’un membre. Rang social = Enfance. À n’importe quel moment, peut demander à devenir aspirant. Il doit être accepté par le conseil.

Partenariat avec la SCM :
La SCM est présentement en réflexion sur ce qu’elle est prête à offrir comme partenariat à la confrérie. Songez vous aussi à ce qu’un tel partenariat peut offrir et à ce que ça implique. Quand la SCM sera prête, on arrivera avec une proposition au Conseil.

Établir un calendrier :
On se rencontre à quel fréquence et où? Je pense qu’un calendrier doit être voté et adopté par le conseil sur base régulière. Il sera ensuite transféré sur le forum par les administrateurs du forum.

Nombre minimal de membres présents pour qu’il puisse y avoir un conseil décisionnel et non pas seulement consultatif :
Il est crucial d’établir le pourcentage de présence à partir duquel le conseil pour prendre une décision officielle. Doit être de l’ordre du 50 à 60%. Personnellement je propose 60%.

Définir le nom officiel :
Il faut s’entendre sur un nom officiel qui convienne à tout le monde.

Nommer des administrateurs pour le forum :
Dans peu de temps déjà, certaines tâches devront être nécessairement accomplies sur base régulière par un responsable pour assurer un bon fonctionnement à la confrérie. Dès, maintenant, il faut nommer des responsables du forum. En attendant, Aramir et moi (Melchisédech) s’occuperons du forum.

Établir des règles de fonctionnement pour le forum :
Le conseil doit accepter ou modifier la soumission que les admin. du forum lui feront la semaine prochaine. Si vous voulez voir en quoi consiste cette proposition avant la prochaine rencontre, lisez la section du forum « Fonctionnement du forum ».

Instaurer les archives de la confrérie :
- Charte constitutionnelle.
- Charte des lois.
- Charte de progression en grade.
- Livre des procédures.
- Calendrier des rassemblements et sortie.
- Registre des membres (Registre des présences).
- Registre du conseil (Livre des minutes).



Création de poste à combler pour l’administration de la confrérie :

Chef de regroupement.
Gère le « Calendrier des rassemblements et sortie ».
S’assurer de la mise à terme des sorties.
Gère le calendrier du Forum.
Gère les Emails de masse.

Secrétaire du conseil. (1 ou plusieurs personnes)
Gère le « Registre du conseil ».
Assure le lien entre les décisions du conseille et la modification dans les chartes, livres et registre.
Gère les nouvelles du forum.

- Administrateur du forum.
Gère le « Registre des membres ».
Gère le forum.
S’occupe de la mise à jour des Chartes et livres.

- Chef de projet.
Gère une sortie.
Gère la communication entre les entités responsable extérieure et la confrérie.
Gère les coûts ainsi que la communication avec les membres concernés.

Activité de la confrérie :

- Rassemblement standard.

Ordre du jour standard
+Comme déjà établit.

Conseil standard.
+ Tour des membres pour les propositions de changement la charte, livre et registre. Exemple : Nouveau protocole, modification d’une loi, ect…
+ Tour des membres pour demande de l’application de sanction sur un membre ou un groupe de membre.
+ Toutes demandes faites par un membre au conseil doit préalablement être passé pendant au moins une semaine sur le forum. Puis apporter avec modification faite devant le conseil.
+ Le proposition sont tous déjà discuté au forum il n’y a donc que le vote qui est faite au conseil.


- Rassemblement spéciale.
*Ordre du jour créé par le Chef de projet ou le Chef de regroupement sur mesure. Exemple : construction en série de bouclier, préparation d’une sortie, Teste d’arme de siège.
*Conseille pas obligatoire.

Dans ta section "Conseil Standard", tu propose que la discussion se fasse sur le forum et que les décisions soient prises lors des conseils. Je crois que certains membres vont s'y opposer. Certains d'entre nous n'aiment pas trop le forum.

Personnellement, je pense que c'est moins long d'expliquer un point de vue à l'oral qu'à l'écrit et c'est aussi plus clair. Je pense qu'on doit utiliser le forum pour préciser sur quels sujets on doit se pencher et expliquer les principales opinions, mais que le gros de la discussion se déroule au conseil. Je veux surtout que les membres se présentent au conseil préparés, et avec une opinion formée ou du moins une bonne partie de la réflexion déjà faite.

Je comprend exactement de quoi tu parle Melqui. Cependant, j'aimerai établir un système d'évolution de la confrérie rapide et efficace avant que sa ne devienne un enfer démocratique.

Le but : Rendre les conseils court, bref et efficace.

Mon point de vue : Les conseils deviendrons, si aucune mesure n'est appliquée, une longue tâche qui désintéressera rapidement les membres. Moi, le premier. Pour preuve: Regardez tout les systèmes démocratiques, les assemblés étudiantes. Nous pourrions passer des heures à ne parler que d'un seul point et cela sans même arriver à un vote. Et nous ne sommes que 10. Qu’arrivera t-il quand nous serons 20.

Ce que je propose : Je propose que le conseil est exclusivement pour mandat de faire voter les membres. Les discutions devrait être faite au préalable. Le forum pourrait être (je crois !) le meilleur lieux pour déblatérer de nos opinions. Cette méthode à été penser pour marcher avec 10, 20, 50, 1 000 000 de personnes tout en restant aussi rapide et efficace. Le téléphone ne permet pas les communication de groupe, les rassemblements sont trop court pour qu'on les perde à parler politique (J’aime bien la politique), les Emails serait plus ou moins efficace et surtout en quantité inchiffrable. Sur ce, je crois que le forum serait la meilleur des options. Il peut être utilisé en tout temps et de partout par n'importe qui.

Pourquoi essayer d’enfoncer des clous avec ses mains quand on peut utiliser un marteau ?

Pour les anti-informatiques : 30 minute de lecture à l’écran devant l’avis de tous, bien réfléchi et écrit, avant de venir à la confrérie ne devrait pas être mortel.

Prendre la proposition d'en haut en tans que proposition à un problème DÉJÀ présent au sein de la confrérie. De plus, il n'est pas écrit que les sujets ne doivent jamais être aborder pendant la confrérie. Seulement, pas lors du conseil. Les points devrait déjà avoir été pensée au préalable.

Déjà, plusieurs membres tombent l'itéralement dans la lune lors de longue discution qui tourne en rond lors des conseils. Puis les invités, qui n'ont pas encore faite leur place, finissent par s'endormir les yeux ouverts.

Quant à ta question: "Pourquoi tenter d'enfoncer des clous avec nos mains alors qu'on peut prendre un marteau?"

Ma réponse est:

Parce qu'une fois que tu y réussi, tu n'as plus besoin de marteau pour fracasser le crâne de tes ennemis.

Peut-être, mais le fait reste que tu dois aussi labourer ton champ pour pouvoir manger et qu'il te sera impossible de tenir une pelle pendant un entrainement de la sorte.

Après mûre réflexion des judicieux conseils et bonnes idées d'Aramir et de Melchisédech, j'en suis venue à ces conclusions.

D'abord, le forum ne devrait pas être obligatoire, il ne devrait même pas être essentiel: c'est-à-dire qu'on ne doit pas en dépendre et que tous les sujets importants discutés ici doivent être mentionnés lors des conseils afin que tous, même ceux qui n'ont pas été sur le forum pour une quelconque raison (manque de temps, de volonté, peu importe), puissent être tenus au courant. La seule obligation d'aller au forum devrait être lorsqu'on manque une réunion du conseil.


Ensuite, j'appuie Aramir quant au fait que débattre lors des conseils, ça prend trop de temps. Mais il ne faudrait pas compter sur le temps consacré au forum pour débattre, puisque certaines personnes ne peuvent y aller. Alors, la solution qu'il faudrait adopter serait, selon moi, qu'à chaque fin de conseil, on lance les sujets du prochain conseil et chacun, par devoir, doit y réfléchir pendant la semaine et apporter son opinion lors du conseil suivant.

Une autre solution pourrait être que tous aient un sujet précis et propre à soi auquel réfléchir profondément et apporter pas seulement une opinion mais toute une élaboration la plus complète possible (on choisirait, bien évidemment). Exemple: je m'occupe de créer un document sur le passage de grades, Aramir s'occupe d'un autre sur une quelconque loi, un autre s'occupe de .... etc,etc. Ainsi, nous arriverions au conseil avec, plusieurs d'entre nous, un approfondissement fait sur un sujet précis et une fois au conseil, on le propose, on discute sur certains points, on le deal quoi. Et ça pourrait toujours être sujet à changements dans le futur et ça devrait prendre moins de temps. Ça prendrait moins de temps lors des réunions et ce serait l'affaire de tous, pas seulement d'une ou deux personnes...

Qu'en pensez-vous?

Personnellement, je crois (et je ne suis pas seule) que ce serait mieux que de déblatérer tous en même temps en bustant le timing d'une heure en couvrant seulement trois points... : P

Pour la création des règles et autre chose du genre, la distribution des tâches serait la methode la plus efficace. Chaque membre pourait monter un dossier de leur choix. Les dossier serait complet, discuter et penser longuement par le membre. Il serait finalement présenter au conseil qui les voterai point à point.

- Les points à voir devraient être prés établit lors du conseil précédent.
- Le chef de conseil devrait faire une vérification des capacités de vote des membres avant d'entamer les discusions pour chaque point. Si - de 50% des membres n'ont pas d'idée déja fixe sur le sujet. Le sujet est reporter.
- Les personnes qui ont le droit de parole sont les persones qui vont voter contre et son répondu par des personne qui vote pour. Question de minimisé le tournage en rond.
- Le chef de conseil doit minimisé la longueur des monologues à un temps fixe et résonnable pour tous ainsi que la quantité de ceux-ci.
- Le chef de conseil doit pouvoir arrêter n'importe qui n'importe quand.
- Le chef de conseil doit décider quand le vote doit être fait.

J'appuie Verakeï et Aramir.

Avant la fin de chaque conseil, l'assemblée doit choisir et proposer une liste de points classés en ordre de priorité qu'il souhaite aborder lors de la prochaine réunion. Tous les membres ont le devoir de réfléchir à la question et de se forger une opinion. En plus de cela, un membre unique ou un groupe de membres travaillant de pairs doit être choisi comme responsable de chaque point. Il a alors la tâche de fournir une proposition écrite complète et viable au conseil pour la date convenue. Le moment venu, le conseil se penchera sur la proposition et la modifiera jusqu'à ce qu'elle soit acceptée.

Il va de soit que pendant la période où un membre monte une proposition, il doit consulter ses pairs. Pour s'assurer qu'il ne divague pas, je propose qu'il doit avoir l'appui de deux autres membres pour pouvoir soumettre sa proposition au conseil.

Je suis d'accord avec ta propositon.

2. L’ordre du jour.

2.1 Élection d’un chef de conseil.
2.2 Présentation, délibération et vote des projets.
2.3 Plénière.

2.1 Lors de chaque réunion du conseil, un chef de conseil est proposé, approuvé par un autre membre et passé au vote. (voir 1.1)

2.2 Les points à voir sont prés établit lors du conseil précédent. Chaque point est aborder à la chaîne comme suit :

1. Le document est exposé par la personne qui la proposé lors du dernier conseil.

2. Le chef de conseil fait une vérification des capacités de vote des membres avant d'entamer les discussions. Si - de 50% des membres n'ont pas d'idée déjà établit sur le sujet. Le sujet est reporté à la prochaine rencontre.

3. Les personnes qui ont le droit de parole sont les personnes qui vont voter contre et peuvent être répondu par des personnes qui votent pour. Pour minimiser le tournage en rond.

4. Le membre en charge du document peut en tous temps enlever ou modifier certain point de son document avant le vote.

5. Le chef de conseil doit décider quand le vote doit avoir lieu et procéder à celui-ci en règle.

2.3 Le chef de conseil fais des tours de table récoltant les nouvelles idées de projet, les point à discuter au prochain conseil ainsi que les demandes relié à la gestion de la confrèrie.


3. Les documents

3.1 Les propositions au conseil se font sous forme de document contenant 1 point ou plusieurs points.

3.2 Les documents doivent être bâtis sous forme numérique et présenter au conseil sous forme papier.

3.3 Chaque document doit parler d’un seule sujet et doit être mandaté par le conseil.

3.4 Chaque document doit avoir un responsable qui présentera le document au conseil. ( Voir 2.2.1 )

3.5 Les documents doivent être chaudement discuter avant d’être présenter au conseil.

3.6 Les documents doivent être formaté selon la norme établit.



4. Les postes d'administration de la confrérie.

4.1 Le chef de conseil.
Lors de chaque réunion du conseil, un chef de conseil est proposé, approuvé par un autre membre et passé au vote. Le but chef de conseil est de veiller au bon déroulement du conseil. Il doit suivre l’ordre du jour.

Le chef de conseil peut interrompre une personne n’importe quand mais selon certaine règle :
- Si le monologue est mal structurer ou de mauvaise qualité.
- Si le monologue est trop long et tourne en rond.
- Si le monologue est hors sujet.
- Si un dialogue tourne au ridicule.
- Si un dialogue s’éloigne du sujet.

4.2 Les chargés de projet.
Le chargé de projet est nommé par le conseil pour acomplir une tâche. Exemple : Organiser une sortit ou monter un document. En tout temps, le conseil peut peut transférer la tâche à un autre membre.

4.3 L'archiviste.
L'archiviste doit veiller à se que tout les documents d'administration soit mis correctement à jour dans un temps résonable. Il doit rendre publique toute les archivres et doit s'assurer que les formats de présentation sont respecté.

À deux reprises tu parles d'un format devant être respecté pour tout texte écrit. Cependant, je n'ai jamais vu ce format. Qu'Est-ce que tu proposes? Dans tous les cas, il faut garder ça simple et efficace, en n'insistant que sur des points qui créent vraiment un problème. Pour ma part, tant que c'est lisible, rapidement consultable, explicite et clair, je me fou pas mal de la taille de la marge (et des autres détails de la mise en page). En bref, si tu me sorts un second "Guide de présentation des travaux en français écrit", je te passe à la guillotine.

Tu parles d'un poste d'archiviste, mais je trouve sa fonction encore très obscure. Il s'occupe des archives, oui, mais quels documents y sont rassemblés? Elles consistes en quoi les archives. On a déjà parlé qu'un chargé de projet devait prendre toutes les notes relatives à son projet et fournir une version numérisée pour le forum (ce qui est entendu par ton "doit le rendre accessible à tous"), et une version papier pour le conseil. Le document papier n'a pas ABSOLUMENT besoin d'être conservé. (Sauf pour épargner une réimpression si le conseil apporte des modifications au projet initialement accepté, et dans ce cas la version papier doit toujours est tenue à jour.) Tous les projets seront accessibles sur le forum (tâche qui revient à l'archiviste, au chargé de projet ou à l'administrateur du Forum?), et quelqu'un quelque part doit s'assurer d'avoir un Backup (est-ce là la seule tâche de l'archiviste?). Finalement, dans le cas où on décide de garder des archives papier, on le fait sous quel format? Une simple chemise dans laquelle on glisse les projets acceptés?

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